Hallitus
Pöytäkirja 20.04.2020/Pykälä 58

§ 58	Asianro HUS/1062/2020

 

 

 Hankintapäätös HUS Tietovarastoinnin ja raportoinnin kehitys- ja koulutuskumppanuuskilpailutusta koskevassa tarjouskilpailussa

 

Selostus

 

1.    Hankinnan kohde, kokonaishinta ja sopimuskausi

 

HUS on pyytänyt asiantuntijatyön tarjouksia HUS 157-2019 dynaamiseen hankintajärjestelmään valituilta toimittajilta tietovarastoinnin ja raportoinnin kehitys- ja koulutuskumppanuudesta.

 

Hankinta on jaettu kolmeen (3) itsenäiseen osa-alueeseen, jotka ovat:

·         osa-alue 1: Koulutuspalvelut

·         osa-alue 2: PowerBI-ympäristöjen kehittämispalvelut

·         osa-alue 3: Tietovarastointikerroksen kehitys- ja ylläpitotyöt

 

Hankintateknisesti kustakin yllä luetellusta osa-alueesta tehdään erilliset hankintapäätökset.  HUS valitsee kilpailutuksen perusteella osa-aluekohtaisesti yhden toimittajan ja yhden varatoimittajan.

 

Tämä päätös koskee hankinnan osa-aluetta 2: Power BI-ympäristöjen kehittämispalvelut. Hankittava palvelu käsittää HUSn Power BI-ympäristöjen kehittämisen ja tuen (ylläpito ja valvonta), Power BI-tietojoukkojen ja valmiiden raporttien kehittämisen, ja näiden ylläpidon (joitakin kymmeniä eri aihealueita esim. hoitoisuus, talous ja kirjanpito, asiakastyytyväisyys) Osa hankittavasta työstä on HUSn tietovarastointi ja raportointikokonaisuuden arkkitehtuurikehitystä tukevaa työtä käsittäen esim. arkkitehtuurisuunnittelun sekä JHS-suositusten mukaisen dokumentaation laadinnan. Vertailutiimiin edellytettiin nimettäväksi asiantuntijoita seuraaviin rooleihin 1 Product Owner / Projektipäällikkö, 1 Kehittäjä Power BI sekä 1 Arkkitehti.

 

Hankinnan ennakoitu arvo neljälle vuodelle laskettuna on 2.400.000 €. Tämän vuoksi hankintapäätös kuuluu joko Hallituksen tai talous- ja konsernijaoksen toimivaltaan.

 

Sopimus tulee voimaan, kun molemmat sopijapuolet ovat allekirjoittaneet sen. Sopimus on voimassa toistaiseksi.

 

2.    Hankintamenettely

Hankinta tehdään HUSin perustaman ”ICT-asiantuntijapalvelut"-nimisen dynaamisen hankintajärjestelmän sisällä (tunniste HUS 105-2020), josta on julkaistu hankintailmoitus 11.6.2019.

 

Hankintaa koskeva tarjouspyyntö "HUS Tietovarastoinnin ja raportoinnin kehitys- ja koulutuskumppanuus" lähetettiin dynaamiseen hankintajärjestelmään hyväksytyille tarjoajille 10.03.2020.

 

Hankintayksikkö suoritti osa-alueilla 2: Power BI-ympäristöjen kehittämispalvelut sekä 3: Tietovarastointikerroksen kehitys- ja ylläpitotyöt välikarsinnan perustuen tarjousten hinnan vertailupisteisiin sekä asiantuntijoiden kokemuksen ja osaamisen vertailupisteisiin. Näin saadun välituloksen perusteella hankintayksikkö kutsui tiimihaastatteluun sekä suoritti asiakastyytyväisyyskyselyn viidelle (5) osa-alueen parhaan välituloksen saaneelle tarjoajalle.

 

3.    Tarjousten määräaika

 

Tarjouspyynnössä tarjousten toimittamiselle asetettiin määräajaksi 23.03.2020 klo 23.59.

 

4.    Saadut tarjoukset

Määräaikaan mennessä saapuivat tarjoukset seuraavilta tarjoajilta:

-        Accenture

-        Aureolis Oy

-        BearingPoint Finland Oy

-        CGI Suomi Oy

-        Codemen Oy

-        Digia Finland Oy

-        Elisa Oyj

-        Invenco Oy

-        NHG Finland Oy

-        Nordcloud

-        Productivity Leap Oy

-        Protacon Solutions Oy

-        Ready Solutions Oy

-        Siili Solutions Oy

-        Tieto Finland Oy

-        Valamis Group Oy

 

Näistä tarjouksen osa-alueelle tarjouksen osa-alueelle 2: Power BI-ympäristöjen kehittämispalvelut jättivät seuraavat tarjoajat:

-        Aureolis Oy

-        BearingPoint Finland Oy

-        CGI Suomi Oy

-        Codemen Oy

-        Elisa Oyj

-        NHG Finland Oy

-        Productivity Leap Oy

-        Protacon Solutions Oy

-        Tieto Finland Oy

 

5.    Tarjoajien soveltuvuuden arviointi

 

Tarjouspyynnön mukaan tarjoajan tuli ilmoittaa HUSille, jos sen taloudelliseen ja rahoitukselliseen asemaan tai muihin dynaamisen hankintajärjestelmän soveltuvuusvaatimuksiin liittyviin seikkoihin on tullut muutoksia. Kukaan tarjoajista ei ilmoittanut muutoksista. Tarjoajat täyttivät siten tarjoajille asetetut soveltuvuusvaatimukset.

 

6.    Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden arviointi

 

Tarjottavaa palvelua ja tarjousta koskevat vaatimukset määriteltiin tarjouspyynnön liitteessä 1 Hankinnan kohteen kuvaus. Hankinnassa sovellettavat sopimusehdot oli kuvattu tarjouspyynnön liitteenä 2 olleessa sopimusluonnoksessa.

 

Tarjouspyynnön mukaan tarjous tuli laatia käyttäen tarjouspyynnön liitteen 7 mukaista vastauslomaketta. BearingPoint Finland Oy tarjous ei sisältänyt edellytettyä vastauslomaketta, eikä siten kaikkia tarjousten vertailussa edellytettyjä tietoja. Hankintalain 74 §:n 1 momentin mukaan hankintayksikön on suljettava tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset tarjouskilpailusta. Edellä mainitulla perusteella BearingPoint Finland Oy tarjous todettiin tarjouspyynnön vastaiseksi ja se tulee sulkea tarjouskilpailun ulkopuolelle.

 

Muut tarjoukset todettiin tarjousten tarkastamisen yhteydessä tarjouspyynnön mukaisiksi.

 

7.    Tarjousten vertailu

Tarjouspyynnössä ilmoitetun mukaisesti tarjoukset vertailtiin osa-alueittain kokonaistaloudellisen edullisuuden mukaisesti.

 

Tarjouskilpailun osa-alueelle 2: Power BI-ympäristöjen kehittämispalvelut tarjousten vertailu toteutettiin tarjouspyynnön liitteen 6 Vertailuperusteet mukaisesti seuraaviin arviointikriteereihin perustuen:

 

 

Hankintayksikkö suoritti tarjouspyynnön liitteessä 6, Vertailuperusteet tarkemmin kuvatun välikarsinnan, jonka lopputuloksena hankintayksikkö kutsui tiimihaastatteluun sekä suoritti asiakastyytyväisyyskyselyn seuraaville viidelle (5) osa-alueen parhaan välituloksen saaneelle tarjoajalle:

 

-        CGI Suomi Oy

-        NHG Finland Oy

-        Productivity Leap Oy

-        Protacon Solutions Oy

-        Tieto Finland Oy

 

Tarkempi erittely tarjousten vertailuhinnoista ja hinnan vertailupisteet on nähtävissä tämän päätöksen liitteestä 1 Vertailun yhteenveto osa-alue 2.

 

Asiantuntijoiden kokemuksen ja osaamisen pisteytys suoritettiin tarjouspyynnön liitteen 6, Vertailuperusteet kohdassa 2.4 kuvatulla tavalla. Tarkempi erittely tarjousten asiantuntijoiden kokemuksen ja osaamisen pisteytyksestä ja pisteiden perusteluista on nähtävissä tämän päätöksen liitteestä 1.1 Asiantuntijoiden kokemuksen ja osaamisen pisteytys.

 

Tarjouksessa nimettyä tiimiä koskeva tiimihaastattelu suoritettiin tarjouspyynnön liitteen 6, Vertailuperusteet kohdassa 2.5 kuvatulla tavalla. Tarkempi erittely tiimihaastattelun tuloksista ja arvioinneista on nähtävissä tämän päätöksen liitteestä 1.2 Tiimihaastattelun arviointi.

 

Tarjouksessa nimettyä tiimiä koskeva asiakastyytyväisyyskysely suoritettiin tarjouspyynnön liitteen 6, Vertailuperusteet kohdassa 2.6 kuvatulla tavalla. Asiakastyytyväisyyskyselyyn liittyvät yhteydenotot ilmoitetuille referenssiasiakkaille toteutettiin 30.3. - 3.4.2020 aikana. Kuitenkin vielä joitakin henkilöistä yritettiin tavoittaa 6.4 ja 7.4, jolloin osa tavoitettiin vasta tuolloin. Jokaista referenssiasiakasta tavoiteltiin ensin puhelimitse. Puheluun vastanneiden referenssiasiakkaiden osalta haastattelu suoritettiin heti tai sovittiin uusi soittoaika. Mikäli referenssiasiakas ei vastannut puheluun, lähettiin hänelle sähköposti, jossa tiedusteltiin sopivaa aikaa vastata kyselyyn. Referenssiasiakkaat, joilta vastaus sähköpostiin saatiin, haastateltiin erikseen sovittuna ajankohtana. Mikäli referenssiasiakas ei vastannut sähköpostiin, yritettiin henkilöä tavoittaa vielä toisen kerran puhelimitse. Tarkempi erittely asiakastyytyväisyyskyselyn tuloksista ja arvioinneista on nähtävissä tämän päätöksen liitteestä 1.3 Asiakastyytyväisyyskysely.

 

Pisteytyksien tarkemmat perustelut (liitteet 1.1-1.3) ovat nähtävänä hallituksen työtilassa.

 

8.    Yhteenveto

Tarjouskilpailussa vertaillut tarjoukset sijoittuivat paremmuusjärjestyksessä seuraavasti:

 

Tarjoaja	Kokonaispisteet
1. Protacon Solutions Oy	85,83
2. CGI Suomi Oy	80,52
3. Tieto Finland Oy	77,74
4. Productivity Leap Oy	76,78
5. NHG Finland Oy	70,66
6. Aureolis Oy	42,61
7. Elisa Oyj	32,82
8. Codemen Oy	31,70

 

Päätösesitys

Hallitus päättää
 
1. sulkea tarjouskilpailun ulkopuolelle BearingPoint Finland Oy:n

2. valita kilpailutuksen mukaisesti toimittajaksi Protacon Solutions Oy:n

3. valita kilpailutuksen mukaisesti varatoimittajaksi CGI Suomi Oy:n

4. valtuuttaa HUS Tietohallinnon tulosalueen johtajan tarvittaessa tekemään sopimukseen vähäisiä täsmennyksiä tarjouspyynnön mukaisesti ja allekirjoittamaan sopimuksen

5. valtuuttaa HUS Tietohallinnon tulosalueen johtajan tarvittaessa irtisanomaan sopimuksen sopimusehtojen mukaisesti

6. oikeuttaa HUS Tietohallinnon johtajan tekemään tarpeellisia sopimusehtojen mukaisia sopimukseen perustuvia tilauksia HUSin vuosittain hyväksytyn talousarvioin puitteissa sekä HUSin investointiohjelman mukaisesti

7. tarkastaa ja hyväksyä pöytäkirjan tämän asian osalta tässä kokouksessa.

Päätös on ehdollinen siihen asti, kunnes hankintayksikkö on tarkistanut toimittajalta tarjouspyynnön mukaisesti vaaditut selvitykset ja todistukset.

Päätös

Päätösesitys hyväksyttiin.

 

Lisätiedot

                                                Tulosalueen johtaja Pertti Mäkelä, s-posti pertti.makela(at)hus.fi

Tulosyksikön johtaja Mikko Rotonen, s-posti mikko.rotonen(at)hus.fi

 

 

 

Liitteet

6

Liite 1: Vertailun yhteenveto osa-alue 2

 

 

Jakelu