Hallitus
Pöytäkirja 05.10.2020/Pykälä 119

§ 119

Asianro HUS/2679/2020

 

 

Valmistautuminen Apotin käyttöönottoon

 

Selostus

Apotti-tietojärjestelmän 31.10.2020 tapahtuvaan käyttöönottoon on varauduttu siten, että se voidaan toteuttaa hallitusti ja potilasturvallisesti. Tämä arvio perustuu 1) toimialojen, Oy Apotti Ab:n ja Tietohallinnon yhteiseen ja 23.9.2020 pidettyyn käyttöönottovalmiuden arviointi –tilaisuuteen, 2) Oy Apotti Ab:n ja HUS Tietohallinnon tekemään järjestelmän testaamiseen,
3) Oy Apotti Ab:n tilanneraportin arvioihin sekä 4) HUS Hankeryhmän Apotti-käyttöönottoprojektien tilannekuvaan. Käyttöönottoa helpottaa se, että Apotti-tietojärjestelmässä on jo paljon valmiina ja sitä käyttää tällä hetkellä yli 10 000 ammattilaista. Käyttöönotossa huolehditaan siitä, että potilasturvallisuus ei vaarannu. Tavoitteena on nostaa tuotanto käyttöönottoa edeltävälle tasolle neljässä viikossa.

 

Keväällä 2020 tehdyn GL2.1 käyttöönoton jälkeen onnistumisen varmistamiseksi on tehty seuraavat lisätoimenpiteet:

·        Laadunvarmistus: Uudet kriittiset työnkulut ja Apotti –järjestelmän uudet moduulit. Valittujen kohteiden validointiin kiinnitetään erityistä huomiota.

·        Keskeisille ja kriittisille toiminnoille on perustettu Fokus-ryhmät

·        Testaamista on laajennettu ja testiympäristöjä parannettu

·        Käyttöönoton organisaation ja eskalaation mallin perusta on sama kuin HUSin edellisessä käyttöönotossa 1.2.2020. Mallia on kehitetty vastaamaan Meilahden kampuksen ja muiden käyttöönottavien
yksiköiden tarpeisiin. Eskalaatiomalli on kuvattu liitteessä 1.

 

On huomattava, että GL2.2 käyttöönoton yhteydessä jo Apottia käyttäville yksiköille tulee muutoksia välivaiheen ratkaisujen purkamisen myötä. Käyttöönotossa ja siihen liittyvässä ohjeistuksessa korostetaan sitä, että Apotti-tietojärjestelmää tulee käyttää suunnitellulla tavalla, jotta varmistetaan
raportoinnin ja laskutuksen oikeellisuus.

 

Kaikesta valmistelusta huolimatta käyttöönotto sisältää kuitenkin myös riskejä, joiden hallinta on tärkeää käyttöönoton onnistumisen takaamiseksi. Keskeisin näistä on uusien kriittisten työnkulkujen ja uusien moduulien
soveltuvuus ja toimivuus. Lisäksi Covid-19 epidemia ja sen mahdollinen kiihtyminen on otettu huomioon. Käyttöönotossa noudatetaan pandemiatyöryhmän ohjeistusta, joista esimerkkeinä mainittakoon, 1) mahdollisuus osallistua Apotti-koulutuksiin etänä, 2) kokousten ja työpajojen järjestäminen pääsääntöisesti etänä ja 3) varautumalla ennakkokäyttöönottoon liittyvään manuaalisesti tehtävään tietojen siirtoon (konversiot) työtiloja lisäämällä sekä turvallisuussuunnitelman laatimisella. Koskien Apotti-tietojärjestelmän käyttöönottoa Covid-19 potilaita hoitavalla teho-osastolla, hanke toteuttaa annettua suunnitelmaa ja huomioi tähän mahdolliset tehtävät muutokset.

 

Päätösesitys

Hallitus merkitsee tiedokseen selvityksen varautumisesta Apotin käyttöönoton laajentamiseen.

 

Asian käsittely                  Merkittiin, että asiassa käydyn keskustelun aikana esittelijä teki päätösesitykseen seuraavan sisältöisen lisäyksen. ”Hallitus merkitsee selvityksen tiedoksi ja edellyttää Meilahden käyttöönoton tiivistä seurantaa ja raportointia hallituksessa. Seuraava tilannekatsaus asiasta tulee antaa 16.11. kokouksessa.”

 

Päätös

Esitys hyväksyttiin esittelijän muuttamassa muodossa.

 

Lisätiedot

Kehittämisjohtaja Visa Honkanen, s-posti visa.honkanen(at)hus.fi

 

 

Liitteet

Liite 1: Eskalaatiomalli