Hallitus
Pöytäkirja 30.11.2020/Pykälä 155

§ 155

Asianro HUS/3209/2020

 

 

Microsoft-tuotteiden ja -palveluiden jälleenmyynti sekä siihen liittyvät jälleenmyyjän palvelut

 

Selostus

 

Hankinnan taustaa          

HUS käynnisti 28.8.2020 julkaistulla hankintailmoituksella EU-kynnysarvon ylittävän hankintamenettelyn ”Microsoft-tuotteiden ja -palveluiden jälleenmyynti sekä siihen liittyvät jälleenmyyjän palvelut”.

 

HUS-Tietohallinnon tavoitteena on hankkia Microsoft-tuotteiden ja
-palveluiden käyttöoikeudet ja niiden tarvitsemat ylläpidot HUSin palvelin-, pilvi- ja päätelaiteympäristöön tekemällä tarvittavat sopimukset Microsoftin ja valitun jälleenmyyjän kanssa.

                     

Sopimuskauden aikana Microsoftilta voidaan hankkia usean tyyppisiä jälleenmyyntisopimuksen sopimuksen kautta hankittavissa olevia tuotteita ja palveluita. Sopimukset kattavat myös sopimuskauden aikana julkaistavat ja muuttuvat tuotteet ja palvelut. Useimmat tuotteet ovat SaaS-palveluita eli ne sisältävät kokonaispalvelun. Tällaisia ovat esimerkiksi Dynamics 365 -asiakkuuden hallinta tai O365-toimistopalvelu. Azure-palvelut toimivat
Microsoftin konesaleissa.

                     

HUSin organisaatio ja toimintamalli kehittyvät jatkuvasti. Sopimusmallina hyödynnetään yksityissektorin sopimusmallia, jota täydentämään voidaan tarvittaessa solmia myös julkishallinnon sopimusmallin mukaisia sopimuksia. Sillä mahdollistetaan Microsoftin tuotteiden käyttö kaikissa HUSin konserniyhtiöissä, mikäli niin halutaan sekä palvelujen joustava yhteiskäyttö.

                     

Käytössä olevat sopimustyypit ovat Microsoft Enterprise Agreement (EA) ja Server and Cloud agreement (SCE). HUSin EA-sopimus kattaa henkilöön ja päätelaitteeseen sidonnaiset Microsoft tuotteet

 

HUSin SCE -sopimus kattaa paikalliset palvelimien Microsoft-käyttöoikeudet ja Azure-pilvipalvelutuotteet. Azure-alustasta tuotetaan mm. HUSin tietoaltaan ydinpalvelut, terveyskylän palveluita ja lukuisten erillissovelluksien tarvitsemia palveluita. Terveyskylän keskeiset palvelut tuotetaan Dynamics 365 tuotteilla ja edellä mainituilla Azure-palveluilla.

 

Hankinnan perusteella hankitaan ensisijaisesti käyttöoikeudet HUSille ja sen tytär- ja osakkuusyhteisöille. Hankinnan perusteella mahdollistetaan myös HUSin Virtuaalisairaalassa vaadittavien ja siihen rajoittuvien käyttöoikeuksien ja palveluiden hankinta siinä mukana oleville sairaanhoitopiireille, jos niillä ei ole kyseisiä käyttöoikeuksia ja palveluita muiden sopimuksien kautta hankittuna. Hankinnan perusteella voidaan hankkia käyttöoikeudet palveluille, joita HUS tuottaa esim. kansalaisille.

 

Hankinnan kohde

Hankinnan kohteena ovat nykyisin käytössä olevien sekä sopimusaikana käyttöön tulevien Microsoft-tuotteiden ja -palveluiden käyttöoikeudet ja niiden tarvitsemat ylläpidot HUSin palvelin-, pilvi- ja päätelaiteympäristöön.

 

Microsoft-tuotteita käytetään HUSin päätelaite-, palvelin- ja pilvipalveluissa. Suurin palvelu on Microsoft O365 -palvelu, joka kattaa mm. työryhmä-, viestintä- ja kommunikaatiopalvelut lukuun ottamatta puhelinpalveluita. HUSin henkilökunnan ja muiden käyttäjien määrien muutokset vaikuttavat suoraan laskutukseen. Azuressa käsiteltävien ja tallettavien tietojen määrä ja niiden prosessointi vaikuttaa samalla tapaa laskutukseen. Mitä enemmän palveluita tuotetaan, sitä enemmän kuluja ja päinvastoin.

 

Valitun jälleenmyyntitoimittajan kanssa tehdään hankintasopimus. Hankintasopimus on allekirjoitettava hyvissä ajoin ennen Microsoft sopimuksien sopimusvuoden alkua. Nykyinen sopimusvuosi päättyy 31.3.2021 ja uusi alkaa 1.4.2021.

                     

Hankintasopimus on voimassa kaksi vuotta sopimuskauden alkamisesta. HUSilla on oikeus jatkaa hankintasopimuksen voimassaoloa kolmella vuodella varsinaisen sopimuskauden jälkeen (optio). HUS ilmoittaa toimittajalle viimeistään kolme kuukautta ennen varsinaisen sopimuskauden päättymistä, käyttääkö se option.

 

Arvio hankinnan laajuudesta sopimuskaudella

 

Työasemien, palvelinten ja pilvipalveluiden käyttäjiksi HUSin ympäristössä on arvioitu ensimmäisenä sopimusvuona vähintään 33 000 käyttöoikeutta tarvitsevaa järjestelmien käyttäjää. Henkilömäärä sisältää HUSin työntekijät, harjoittelijat, opiskelijat, vuokrahenkilöt sekä muut HUSiin sopimussuhteessa olevat resurssit. Nyt voimassa olevan sopimuksen perusteella tehtävien hankintojen vuosiarvo on nykyisen käytön (9-10/2020) perusteella arvioituna noin 14 600 000 €/vuosi. Sopimuksen kustannusten kasvu on arvioitu olevan kahtena ensimmäisenä sopimusvuotena 20 % vuodessa kumulatiivisesti. Tämän perusteella sopimuksen vuosikuluksi arvioidaan
1. sopimusvuotena noin 17 520 000 € ja 2. sopimusvuonna noin
21 024 000 €. Optiovuosia on kolme ja niiden kulutuksen kasvuksi arvioidaan 15 % vuodessa ja se on myös kumulatiivista. Tällöin ensimmäisen optiovuoden kulutus olisi noin 24 177 600 €. Sopimus- ja optiovuosien
arvioidut kustannukset ovat liitteessä 3.

 

Tarjousvertailu kokonaisuutena on liitteessä 1. Määräaikaan 5.10.2020 klo 15.00 mennessä jätti kaksi toimittajaa tarjouksensa.

 

Hankintamenettely

Tarjousten jättäneet toimittajat olivat Atea Finland Oy ja Crayon Oy.

                     

Tarjouspyynnössä ilmoitettiin tarjouksista valittavan halvin eli se, jolla oli pienin hinnoittelukerroin. Tarjouksista halvin oli Crayon Oy:n tarjous.

 

Hallitukselle esitetään hyväksyttäväksi Microsoft-tuotteiden ja -palveluiden jälleenmyynnin toimittajaksi Crayon Oy.

 

Tarjoukset, yksityiskohtaiset tarjousvertailut ja muut hankintaan liittyvät asiakirjat ovat nähtävillä kokouksessa.

 

HUS-Tietohallinnon kehittämispäällikkö Heikki Kähkönen on varautunut kokouksessa selostamaan asiaa lähemmin suullisesti.

 

 

Päätösesitys

Hallitus päättää

1.    valita Crayon Oy:n Microsoft-tuotteiden ja -palveluiden jälleenmyynnin toimittajaksi. Sopimuksen vuosiarvo on ensimmäisenä sopimusvuonna noin 17 520 000 € ja toisena sopimusvuonna noin 21 024 000 €.
Sopimusten täytäntöönpano tehdään vuosittaisen hyväksytyn talous-arvion antamissa rajoissa.

 

2.    oikeuttaa HUS-Tietohallinnon tulosalueen johtajan allekirjoittamaan tarvittavat yritys- ja osa-aluekohtaiset sopimukset Crayon Oy:n ja
Microsoft Oy:n kanssa.

 

3.    lisäksi oikeuttaa HUS-Tietohallinnon tulosalueen johtajan päättämään option käytöstä.

 

Päätös

Päätösesitys hyväksyttiin.

 

Lisätiedot

                                            Kehittämispäällikkö Heikki Kähkönen, s-posti heikki.kahkonen(at)hus.fi

                                            Ict-tuotantojohtaja Risto Laakkonen, s-posti risto.laakkonen(at)hus.fi

 

 

Liitteet

Liite1: Tarjousten vertailu