Tarkastuslautakunta
Pöytäkirja 06.05.2021/Pykälä 20

§ 20	Asianro HUS/1448/2021

 

 

Vuotta 2019 koskeva vastuuvapausesitys

 

Selostus

Tarkastuslautakunnan tehtävänä on kuntalain 121 §:n mukaan valmistella valtuuston päätettävät hallinnon ja talouden tarkastusta koskevat asiat.

 

Kuntalain 123 §:n mukaan tilintarkastajan on tarkastettava, onko hallintoa hoidettu lain ja valtuuston päätösten mukaisesti, antavatko tilinpäätös ja siihen kuuluva konsernitilinpäätös tilinpäätöksen laatimista koskevien säännösten ja määräysten mukaisesti oikeat ja riittävät tiedot kunnan tuloksesta, taloudellisesta asemasta, rahoituksesta ja toiminnasta sekä ovatko valtionosuuksien perusteista annetut tiedot oikeita. Tilintarkastajan on myös tarkastettava, onko kunnan sisäinen valvonta ja riskienhallinta sekä konsernivalvonta järjestetty asianmukaisesti.

 

Lisäksi kuntalain 125 §:n mukaan tilintarkastajan on annettava valtuustolle kultakin tilikaudelta kertomus, jossa esitetään tarkastuksen tulokset. Kertomuksessa on myös esitettävä, onko tilinpäätös hyväksyttävä ja voidaanko toimielimen jäsenelle ja asianomaisen toimielimen tehtäväalueen johtavalle viranhaltijalle (tilivelvollinen) myöntää vastuuvapaus.

 

HUS kuntayhtymän yhtymävaltuustolle osoitetussa tilintarkastuskertomuksessa 2019 (liite 3) tilintarkastaja esitti 26.3.2020 tarkastuksen tuloksena muun ohella seuraavaa: ”Kuntayhtymän hallintoa on hoidettu lain ja yhtymävaltuuston päätösten mukaisesti. Hankintojen kilpailutusten kattavuutta ei ole kuntayhtymässä valvottu riittävästi. Toimintakertomuksessa on todettu, että kilpailuttamattomien hankintojen euromääräiset arvot ovat olleet merkittävät. Hankintamenettelyn puutteellisuudesta mahdollisesti aiheutuneen vahingon määrä kuntayhtymälle ei ole tiedossa. Muilta osin kuntayhtymän sisäinen valvonta ja riskienhallinta sekä konsernivalvonta on järjestetty asianmukaisesti.”

 

Vastuuvapauden myöntämisen osalta tilintarkastuskertomuksen 2019 lausunnoissa todettiin seuraavaa: ”Tarkastuksen tuloksissa todetun hankintojen kilpailutusten puutteellisuuden mahdollisesti aiheuttaman vahingon määrään liittyvän epävarmuuden vuoksi emme pysty ottamaan kantaa vastuuvapauden myöntämiseen kuntayhtymän hallituksen jäsenille, talousjohtajalle, logistiikan toimialajohtajalle ja hankintapäällikölle. Esitämme vastuuvapauden myöntämistä muille tilivelvollisille tarkastamaltamme tilikaudelta.”

 

Valtuusto käsitteli 11.6.2020 (§ 14) tarkastuslautakunnan valmistelun ja sille esitellyn asiakirja-aineiston pohjalta vastuuvapauden myöntämisen tilikaudelta 2019. Valtuusto päätti yksimielisesti merkitä tiedoksi tilintarkastuskertomuksen tilikaudelta 2019, hyväksyä vuoden 2019 tilinpäätöksen ja  myöntää edellä mainituin perustein vastuuvapauden tilikaudelta 1.1.–31.12.2019 kuntayhtymän hallintoa ja taloutta hoitaneille toimielinten jäsenille ja tehtäväalueiden johtaville viranhaltijoille (tilivelvollisille) lukuun ottamatta tilintarkastuskertomuksessa 2019 mainittuja hallituksen jäseniä, talousjohtajaa, HUS Logistiikan toimialajohtajaa ja hankintapäällikköä.

 

Tilintarkastuskertomuksen 2019 ja vastuuvapausasian käsittelyn yhteydessä valtuusto tarkastuslautakunnan kannanoton perusteella edellytti, että lautakunta teettää ylimääräisen tarkastuksen hankintatoimessa esiin tulleiden epäkohtien tarkemmaksi selvittämiseksi vuoden 2019 osalta.

 

Tarkastuslautakunta päätti 22.10.2020 (§ 42) kilpailutuksen jälkeen hankkia vuoden 2019 lakisääteistä tilintarkastusta täydentävän tarkastuksen HUSin hankinnoista ja hankintatoimesta BDO Oy:ltä. Tarkastuksen tavoitteena oli selvittää lain ja valtuuston päätösten (mm. hallintosäännön) pohjalta sisäisen valvonnan asianmukaista järjestämistä ja toteuttamista hankintatoimessa vuonna 2019 niiden tilivelvollisten osalta, joille vastuuvapautta ei kesäkuussa 2020 myönnetty. Tarkastuksen tavoitteena oli myös saada riittäväksi katsottava tarkastusevidenssi hankintojen kilpailutusten valvonnasta ja hankintamenettelyjen puutteellisuudesta. Lisäksi tavoitteena oli saada riippumattoman tilintarkastajan arvio kilpailuttamatta tehtyjen hankintojen määrästä ja mahdollisesti aiheutuneista vahingoista. Tarkastuksen kuluessa selvisi, ettei viimeksi mainittua tavoitetta voitu sisällyttää tarkastukseen, sillä toteutettuihin hankintoihin liittyvän tarkastettavan aineiston kerääminen HUSin vastuuyksiköissä osoittautui erityisen työlääksi eikä aineistoa saatu tarkastettavaksi toimeksiannon suorittamisen vaatimassa aikataulussa. Tarkastuslautakunta merkitsi 28.1.2021 (§ 2) tiedoksi 27.1.2021 päivätyn tarkastusraportin (liite 4).

                     

BDO Oy:n tammikuisen 2021 tarkastusraportin mukaan hankintatoimen järjestelmäratkaisuja ei HUSissa ole toteutettu siten, että niiden avulla saataisiin ratkaistua hankintatoimen sisäisen valvonnan ongelmia. Hankintatoimen juurisyiden korjaamisen tavoitetilasta ja tavoitteiden saavuttamisen keinoista ei ollut vuonna 2019 eikä tarkastuksen valmistumisajankohtaan mennessä kaikilta osin tehty päätöksiä.  Tarkastuksen perusteella hankintatoimen sisäisessä valvonnassa on vuonna 2019 ollut puutteita.

 

Tarkastuslautakunta antoi hallitukselle mahdollisuuden esittää tarpeelliseksi katsomansa kannanotot BDO Oy:n tarkastusraportin keskeisimmistä havainnoista ja päätelmistä.  Hallitus antoi liitteenä 5 olevan lausunnon 22.3.2021 (§ 48).

 

Tarkastuslautakunnan toteuttama tarkastus tukee niitä havaintoja, joita HUSin hankintatoimen tilasta oli käynyt ilmi syksyllä 2019 HUSin johdon teettämässä tarkastuksessa. Tässä tarkastuksessa tuli esiin, että kilpailuttamatta tehtyjen hankintojen tarkkaa arvoa ja lukumäärää ei ole mahdollista selvittää, koska tilausjärjestelmän tiedot kilpailutetuista tuotteista ja sopimuksista eivät ole kaikilta osin ajan tasalla. Tarkastus osoitti muun muassa, että merkittävää määrää sopimuksista oli jatkettu ilman uutta kilpailutusta ja hankintapäätöstä, kokonaiskuvan muodostaminen hankintavaltuuksista oli hankalaa, riskienhallinnassa ei ollut järjestelmällisesti arvioitu hankintojen lainmukaisuuteen liittyvä riskejä, eikä sisäinen valvonta ole ollut riittävää. Kuvatunlainen toiminta oli jatkunut pitkään.

 

 

 

 

 

 

 

 

HUS kuntayhtymän tilintarkastaja on aiemmin kunkin tilikauden hallintoa, kirjanpitoa ja tilinpäätöstä tarkastaessaan tilintarkastuskertomuksissa todennut, että kuntayhtymän sisäinen valvonta ja riskienhallinta sekä konsernivalvonta on järjestetty asianmukaisesti.  Vuoden 2019 tilintarkastuskertomuksessa tilintarkastaja ei pystynyt ottamaan kantaa vastuuvapauden myöntämiseen kuntayhtymän hallituksen jäsenille, talousjohtajalle, logistiikan toimialajohtajalle ja hankintapäällikölle, koska hankintojen kilpailutusten puutteellisuuden mahdollisesti aiheuttaman vahingon määrään liittyi epävarmuutta.

                     

Tilintarkastajan vuotta 2019 koskevassa yhteenvetoraportissa todettiin, että HUSin päivitetyn arvion mukaan kilpailuttamatta ovat vuositasolla olleet noin 62 miljoonan euron hankinnat.

 

Kilpailu- ja kuluttajavirasto (KKV), jonka tehtävänä on julkisten hankintojen lainsäädännön noudattamisen valvominen, tarkasti HUSin hankintoja vuonna 2019. KKV päätyi siihen, että ilman hankintalain mukaista perustetta toteutetut suorahankinnat olivat menettelyiltään karkeasti virheellisiä ja ne rikkoivat kaikkein vakavimmalla tavalla julkisia hankintoja koskevaa lainsäädäntöä.  Syksyllä 2020 markkinaoikeus määräsi KKV:n esityksestä HUSille 160 000 euron seuraamusmaksut neljästä hankintakokonaisuudesta.

                     

Tarkastuslautakunta on käsitellyt hankintatoimeen liittyviä epäkohtia arviointikertomuksessa 2019 ja uudelleen tuoreessa arviointikertomuksessa 2020.

 

Tarkastuslautakunnan BDO Oy:llä teettämässä tammikuussa 2021 valmistuneessa tarkastusraportissa todetaan, että kilpailuttamattomat hankinnat ovat muodostuneet usean vuoden ajalta eivätkä ainoastaan vuoden 2019 aikana.  Kilpailutettavien hankintojen suuri lukumäärä aiheuttaa sen, että vaikka kilpailutuksia tehdään jatkuvasti, niin tilanne ei ole nopeasti ratkaistavissa.

 

Toistaiseksi kilpailuttamatta tehtyjen hankintojen johdosta ei ole tullut esiin muita välittömiä taloudellisia vahinkoja kuin edellä mainitut markkinaoikeuden määräämät seuraamusmaksut.

 

Tarkastuslautakunta pitää perusteltuna saattaa vuotta 2019 koskevan vastuuvapausasian kauden 2017–2021 yhtymävaltuuston käsiteltäväksi.

 

Päätösesitys

Tarkastuslautakunta esittää valtuustolle, että valtuusto myöntää vastuuvapauden tilikaudelta 1.1.–31.12.2019 hallituksen jäsenille, talousjohtajan tehtävää vuonna hoitaneelle viranhaltijalle, HUS Logistiikan toimialajohtajalle ja vuoden 2019 tilintarkastuskertomuksessa tarkoitetulle hankintapäällikölle. 

 

 

Päätös

Päätösesitys hyväksyttiin.

Lisätiedot

Arviointijohtaja Pirjo Räsänen, etunimi.sukunimi@hus.fi

 

 

Liitteet		Liite 3 Tilintarkastuskertomus 2019
		Liite 4 Tarkastus vuoden 2019 hankinnoista ja hankintatoimesta
		Liite 5 Pöytäkirjanote HUS Hallitus 22.03.2021 §48

 

 

Muutoksenhaku

Muutoksenhakukielto. Päätöksestä, ei saa tehdä kuntalain (410/2015) 136 §:n mukaan oikaisuvaatimusta eikä kunnallisvalitusta, koska päätös koskee vain valmistelua tai täytäntöönpanoa.

 

 

Jakelu

HUS Kuntayhtymän hallintojohtaja