Hallitus
Pöytäkirja 14.06.2021/Pykälä 93

§ 93	Asianro HUS/247/2017

 

 

Hallintosäännön muutoksen voimaantulo ja tiedonhallintalakiin perustuvien vastuiden
delegointi kuntayhtymän viranomaisille

 

Selostus

Hallitus käsitteli 26.4.2021 § 62 hallintosäännön muuttamista tiedonhallintalain voimaantulon johdosta. Hallitukselle esitettiin muutoksia säännön
53 §:ään ja 54 §:ään. Hallituksen esittelytekstissä todettiin, että säännön voimaantultua sen täytäntöönpanon yhteydessä hallitus määrää tarkemmat täytäntöönpanovastuut kuntayhtymässä ja delegoi vastuunsa edelleen kuntayhtymän yksiköiden johtajille ja yksittäisille viranhaltijoille.

 

Valtuusto on hyväksynyt muutoksen kokouksessaan 10.6.2021. Hallituksen tulisi päättää muutosten voimaantulosta ja edellä tarkoitetusta delegoinneista. Muutosten esitetään tulevan voimaan 1.7.2021.

 

Ehdotus delegoinneista on alla päätösesityksessä ja se on valmisteltu käyttäen pohjana edellä mainitun hallituksen oheismateriaalina ollutta luonnosta ja vastaavaa asiakokonaisuutta käsittelevää Helsingin kaupungin kansliapäällikön päätöstä 125/25.5.2020. Delegoinnit on kuvattu siten, että ne kattavat kaikki tiedonhallintalakiin perustuvat velvoitteet ja vastaavat mahdollisimman hyvin nykyistä kuntayhtymän viranomaisten välistä työnjakoa.

 

Päätösesitys

Hallitus päättää

1.     että valtuuston 10.6.2021 päättämät muutokset hallintosäännön
53 §:ään ja 54 §:ään tulevat voimaan 1.7.2021 ja

 

2.     delegoida hallintosäännön 53 §:ään perustuvat tiedonhallintalain
toimeenpanoon liittyvät vastuunsa seuraavasti:

 

1)    Tiedonhallintamallin koostamisesta ja ylläpidosta sekä muutosvaikutusten arvioinnin toteutumisesta vastaa yhtymähallinnon kehittämisjohtaja ja käytännön toteuttajana HUS Tietohallinto (kehittämis- ja suunnittelupalvelujen tulosyksikkö).

 

2)    Tiedonhallinnan muutosvaikutusarvioinnin tekemisestä toiminnan muutosten yhteydessä tiedonhallintamallissa esitettyjen perusteiden mukaisesti vastaa ao. tulosyksikön vastuuhenkilö ja yhtymähallinnossa ao. vastuualueen johtaja.

 

3)    Asiakirjajulkisuuskuvauksen ylläpidosta vastaa arkistotoimen päällikkö, joka kokoaa kuvauksen koostamiseen ja ylläpitoon työryhmän yhtymähallinnon ja HUS Tietohallinnon asiantuntijoista.

 

4)    Rekisterihallinnon vastuut ja menettelytavat määritellään toimitusjohtajan hyväksymässä rekisterihallinnon ohjeessa (tällä hetkellä voimassa pysyväisohje 12/2018)

 

5)    Asiakirjapyyntöihin vastaavat viranhaltijat sekä asiakirjojen antamista koskevat päätöksentekovastuut on määritelty arkistotoimenpäällikön hyväksymässä asiakirja- ja tietopyyntöohjeessa.

 

6)    Tietoturvallisuusohjeiden ylläpitovastuusta, riskienhallinnan ja varautumisen vastuista sekä tietoturvallisuudesta vastuussa olevat on määritelty toimitusjohtajan hyväksymässä tietoturvapolitiikassa (tällä hetkellä voimassa pysyväisohje 8/2021).

 

7)    Tietojärjestelmien ja tietovarantojen yhteentoimivuudesta mukaan
lukien tekninen yhteentoimivuus vastaavat HUS Tietohallinnon tulosalueen johtaja ja muut tulosalueen johtajat tulosalueen toimintaohjeen mukaisesti.

 

8)    Potilastietojen tietosuojan vastuuhenkilö on kuntayhtymän johtajaylilääkäri.  Muiden henkilötietojen osalta tietosuojan vastuuhenkilöitä ovat eri henkilörekistereistä vastaavat johtavat viranhaltijat. Tietosuojavastaavan tehtävät määräytyvät tietosuoja-asetuksen (2016/679) 38-39
artiklojen mukaisesti.

 

9)    Asiakirjahallinnosta ja asianhallintajärjestelmästä vastaa arkistotoimen päällikkö.

 

10) Asianhallinnasta ja palvelujen tiedonhallinnasta vastaavat ao. prosessin omistaja ja HUS Tietohallinnon ao. tulosyksikön johtaja vastuualueensa mukaisesti.

 

11) Säilytysajat määräytyvät joko suoraan lainsäädännöstä tai tiedonhallintalaissa säädetyn perusteella.

 

a.     Arkistoon siirrettävien asiakirjojen säilytysajat määritellään
arkistolain perusteella osana arkistotoimen tehtäviä ja arkistotoimen päällikkö hyväksyy kuntayhtymän tiedonohjaussuunnitelmaan sisältyvät säilytysajat.

b.     Tietosuoja-asetuksen perusteella säilytysajat määritellään rekisterihallinnon voimassa olevan pysyväisohjeen mukaisesti (tällä hetkellä voimassa pysyväisohje 12/2018).

 

12) Tietojärjestelmien toiminnan laadunvarmistuksesta vastaavat HUS Tietohallinnon tulosalueen johtaja ja muut tulosalueen johtajat tulosalueen toimintaohjeen mukaisesti.

 

13) Tietoaineistojen sähköiseen muotoon muuttamisesta ja saatavuudesta vastaavat ao. prosessin omistaja ja HUS Tietohallinnon ao. tulosyksikön johtaja vastuualueensa mukaisesti. Jo arkistoon luovutettujen tietojen sähköiseen muotoon muuttamisesta vastaa arkistotoimenpäällikkö.

 

Päätös                                Päätösesitys hyväksyttiin.

 

Lisätiedot                           Hallintojohtaja Lauri Tanner, s-posti lauri.tanner(at)hus.fi