Hallitus
Pöytäkirja 10.02.2020/Pykälä 11

§ 11	Asianro HUS/548/2020

 

 

Apotin käyttöönoton laajennus 1.2.2020 lukien

 

Selostus

Apotissa käytetty Epic-tietojärjestelmä on laajimmin käytetty terveydenhuollon tietojärjestelmä maailmassa. Sen keskeinen piirre on pitkälle kehitetty rakenteinen kirjaaminen. Tämä mahdollistaa erilaisten työnkulkujen rakentamisen järjestelmään. Tällöin järjestelmä ohjaa käyttäjää tekemään tietyt asiat aina vakioidusti parhaiden sovittujen käytänteiden mukaisesti. Lisäksi tarpeen tullen muistuttamalla ja varoittamalla ja joskus jopa estämällä järjestelmä auttaa toimimaan oikein ja turvallisesti. Rakenteinen
kirjaaminen mahdollistaa jokaiselle käyttäjälle oman työnsä kehittämisen
sekä hoidon laadun ja turvallisuuden jatkuvan parantamisen. Samalla toki järjestelmän käyttö on joissain tilanteissa aikaa vievää.

 

Johtajille Apotti antaa työkalut tiedolla johtamiseen ja toiminnan kehittämiseen. Apotin tarkoituksena ei ole lisätä ammattilaisen aikayksikössä hoitamien potilaiden määrää tai vähentää hoidon suoria kustannuksia. Päämääränä on entistä turvallisempi ja laadukkaampi hoito. Tätä kautta toimintamme tuotetun terveyden näkökulmasta tehostuu ja on vaikuttavaa.
Näin Apotin käyttöönotto on HUSin strategian mukaista.

 

Apotti asiakas- ja potilastietojärjestelmä otettiin käyttöön Peijaksen sairaalassa 10.11.2018. Teknisesti järjestelmä on toiminut moitteettomasti. Se on vakaampi kuin aiempi HUSin käyttämä järjestelmä. Kliiniset sisällöt ja työnkulut eivät olleet vielä loppuun saakka hiottuja. Tämän takia järjestelmän käyttö oli alkuun hidasta. Samoin käyttäjien koulutukset jouduttiin
tekemään ilman jo toiminnassa olevaa järjestelmää. Vaikeuksista huolimatta Peijaksen henkilökunnan sitoutuneisuuden ansiosta Peijaksessa on pystytty toimimaan turvallisesti ja vähitellen on myös päästy useimmissa yksiköissä normaaliin palvelutuotantoon. Henkilökuntaa jatkokoulutetaan edelleen aktiivisesti.

 

Apotin käyttö laajeni Hyvinkään, Lohjan ja Porvoon sairaanhoitoalueille, Jorvin sairaalaan, Raaseporiin, naisten toimialalle sekä psykiatriaan 1.2.2020. Yhteensä Apotti otettiin käyttöön 58 uudessa toimipisteessä.
Erityisen vaativia olivat Naisten toimiala synnytystoimintoineen sekä Jorvin päivystys. Käyttäjämäärä on noussut ja on nyt noin 9500 oltuaan Peijaksessa 2300.

 

Aiemmin käytettyä johtamismallia käyttöönotossa on edelleen kehitetty. Koordinaatioryhmä on toimialajohtaja Jukka Louhijan johdolla vastannut kliinisen toiminnan ohjaamisesta yhdessä käyttöönottavien yksiköiden johdon kanssa. Toimialajohdon ryhmää on johtanut hallinnollinen ylilääkäri Piia Aarnisalo ja käyttöönoton johtoryhmää johtajaylilääkäri Markku Mäkijärvi. Yhteistyö HUSin (kliininen toiminta ja tietohallinto), Apotin ja Epicin välillä on toiminut erittäin hyvin.

 

Suuren tietojärjestelmän käyttöönottoon liittyvät ongelmat on havaittu
nopeasti ja niitä on korjattu tehokkaasti. Tällä hetkellä työpyyntöjä on tullut 1390 ja niistä on ratkaistu 913. Nämä koostuvat ohjauksesta järjestelmän oikeaan käyttöön sekä teknisistä ongelmista. Määrät ovat odotettuja ja
potilasturvallisuudesta on kyetty koko ajan huolehtimaan. Haasteellisia ovat potilaan lääkitykseen ja nestehoitoihin liittyvät toiminnot, joissa tarvitaan enemmän tarkistuksia kuin ennen. Epicin kanssa tehdään jatkuvaa kehitystyötä, jotta nämä toiminnot saadaan käyttäjäystävällisiksi potilasturvallisuudesta tinkimättä. Asiakkaiden sähköisen asioinnin palvelu Maisa
on otettu myös käyttöön.

 

Seuraava käyttöönotto, jolloin vielä aiempaa Uranus-tietojärjestelmää
käyttävä osa HUSista siirtyy Apottiin, on aikataulun mukaisesti 9.5.
Tällä hetkellä ei ole näkyvissä syitä muuttaa tätä aikataulua.

 

Apotin alkuperäiseen hankintarenkaaseen voi liittyä vielä huhtikuun 2020 loppuun mennessä. Keusote on viemässä asian valtuustoon tämän kuun lopussa. Neuvotteluja käydään aktiivisesti lisäksi ainakin Lohjan, Siuntion ja Porvoon kanssa.

 

Johtajaylilääkäri Markku Mäkijärvi esittelee käyttöönottojen toteuttamista ja potilasturvallisuuden ylläpitämistä muutoksissa tarkemmin kokouksessa.

 

Päätösesitys

Hallitus

1.     merkitsee selvityksen Apotti -tietojärjestelmän käyttöönoton laajentamisesta tiedoksi,

 

2.     edellyttää, että

-       seuraavasta toukokuussa tapahtuvasta käyttöönoton laajennuk-sesta ja sen edellytyksistä raportoidaan hallitukselle hyvissä ajoin
etukäteen (6.4. kokouksessa),

 

-       käyttöönoton laajennusten viestintää parannetaan yhteistyössä Apotti Oy:n viestinnän kanssa,

 

3.     kiinnittää käyttöönoton laajennuksista vastaavien erityistä huomiota
potilasturvallisuuteen, henkilöstön jaksamiseen ja palvelutuotannon
sujuvuuteen.

 

Päätös

Päätösesitys hyväksyttiin.

 

Lisätiedot

Johtajaylilääkäri Markku Mäkijärvi, s-posti markku.makijarvi(at)hus.fi